JCプロトコル(4)

会議に関するJCプロトコル ②会議編

 前回は理事会を例として、会議を行うまでの準備に関するJCプロトコルでしたが、今回は会議本番と事後処理について、前回同様に理事会を例として時系列で見てみましょう。LOMの定款・運営規程等に定めがあるものはそちらに従います。

会員の心得 (NEW JAYCEEより抜粋)

  1. 議事法ほか会議の進め方をマスターしなければならない。

  2. 完全な議事録を作成出来なければならない。

  3. 会議の議長を務めることが出来なければならない。

  4. 与えられた時間で自分の意見をまとめ、発表できなければならない。

 

ドレスコードについて

 青年会議所の公式な会議では、原則としてビジネス(夏季はクールビズ)を推奨します。
着替える時間まで計算して仕事等の段取りをつけて会議に臨むのも修練の一つです。

開会前

【設営者】
出欠の把握・・・事前の出欠確認と照合しつつ、来ている人、来ていない人を逐次把握します。
        開会が迫り、来ていない人がいる場合、連絡をして、到着時刻を把握します。
        設営者ではなく、担当役員等が連絡をとる慣習のLOMもあるでしょう。
資料の配付・・・事前配信した資料から変更がある場合には、差替版の資料をUSB等で配付します。
        飲み物を用意する慣習があれば、飲み物の配付も済ませます。

【出席者】
会議の準備・・・PCを立ち上げ、差替えが有る場合には会議資料を取り込みます。
        時間がある場合には、資料の再確認をしましょう。開会時には一通りの準備を終え、
        着席して開会を待ちます。

開会・セレモニー

【設営者】
定刻開会・・・必ず定刻開会を心がけてください。やむを得ず開会を遅らせる場合には、
       定刻通りに来てくれた出席者への礼儀として、必ずアナウンスします。
       また、開会遅延が頻発すると、「定刻に行くのがばかばかしい」という雰囲気になり、
       組織のガバナンスにも悪影響を及ぼします。
セレモニー・・・国歌・JCソング斉唱から各種宣言文朗読までフルコースで行うことが望ましいですが、
        各種宣言文朗読はぜひ行いましょう。

会議のルール

事業計画の可決承認等により組織・団体の方向性を決定する理事会等の重要な会議においては、
組織・団体が正しい方向に進むために、所定の規律に則った会議運営が必要です。JCにおいては、
理事会等の公式な会議においては、ロバート議事法(末尾ご参照)に則って執り行います。但し、
どこまで厳密に運用するかについては、LOMの慣習も尊重されますし、LOMに会議運営の方法を規定した
合法妥当なルールがあれば、そちらに従うことも構いません。

議事進行

【設営者】
進行の裏方・・・会議がスムーズに進行するよう、様々な支援をします。例えば、マイクを使う会議で
        あれば、発言者のもとへ素早くマイクを届けるといったもので、常に会場内全体へ目を配る
        ことが必要です。また、採決時にトイレ等で退室している場合もあり、常に会場内の人数、
        席を外しているのが誰かを把握しておきます。

【上程者】
議案の上程・・・事前に十分な練習を(「①準備編」ご参照)。
        上程時間は議案の内容・性質によるところもありますが、5分程度で簡潔・明確に
        上程しましょう。限られた時間で要点や協議すべきポイント、事前配信からの変更点等を
        簡潔に説明しましょう。要領を得ない上程、ダラダラと読み上げるだけの上程とならないように
        気をつけましょう。

【出席者】
発   言・・・「議長」と言って挙手をします。議長から指名されたら発言をします。発言者が起立する
        かはLOMの慣習によります。最初に質問か意見かの別、複数の指摘事項がある場合には
        その数も明らかにしておくと、聞き手は理解しやすくなります。また、事前の資料確認の際に
        発言内容をまとめておくと簡潔かつ的確な発言になります。その場で気づいたことを発言する
        ことも問題ありませんが、要点を明確に、簡潔に話すように心がけましょう。
        聞き手や議事録作成にも配慮し、早口にならずに、はっきりと話しましょう。

・1つの議題で同意見を2度以上発言しない。
・発言は要点を意識して簡潔に(長々としゃべらない)。
・意見であるか、質問であるかを明確に発言する。

上程者・発言者ともに感情的にならず、お互いへの敬意を忘れずに。

会議は2時間、長くても3時間で終わるようにしましょう。
設営者、上程者、参加者全員が十分な準備をして臨むことが重要です。

議事録

 会議でどのような議論がされ、どのようなことが決定されたのかを議事録として、LOMごとに統一
したフォーマットで作成・保存しましょう。欠席者や会議に参加していない者が会議の内容を把握する
ためだけでなく、後日、当該会議に関連することで疑義や問題が生じた際には参照することも考えら
れますので、議長・作成者・議事録署名人の署名・押印を添えて、次回の会議等で承認をとるようにしましょう。

【必要な記載内容】
①会議名称
②日時・会場
③出席者(定足数に関する記載も)
④会議内容・・・発言者と発言要旨、採決結果等
⑤議長・作成者・議事録署名人の署名・押印

【会議内容の記載について】
 ビジネスの会議は決定事項等の要点のみを簡潔に作成することも多いようですが、JCの理事会等は
発言一つ一つが重要ですので、発言そのものを省略することのないようにしましょう。
要約する場合には、作成者の主観で発言意図やニュアンスが変わらないように気をつけましょう。

会議後

 白熱した議論があっても、会議が終わればノーサイドです
懇親会を開催して、ざっくばらんな意見交換をするのもよいでしょう。

ロバート議事法

 1876年、米国陸軍のヘンリー・ロバート少佐が米議会の運営規則を基に、一般でも対応できる会議運営のルールとして作成しました。 多人種、多民族から構成される会議では全ての構成員が納得するルールが不可欠であり、公平かつ客観的に意思決定をするための手法です。指導力開発の面からも、議事法の精神を学び実践することでリーダーシップを向上させましょう。

【会議での4つの権利】
①多数者の権利・・・過半数の賛成
②少数者の権利・・・少数意見の尊重(2名以上で動議を取り上げる)
③個人の権利・・・プライバシーの擁護、個人は一人1票の権利
④不在者の権利・・・不在者投票、委任状などによる議決権

【会議での4つの原則】
①一事一件の原則
 案件は一件ずつ一つの議題として取り上げます
②一事不再議の原則
 一度議決した案件は再度議題として取り上げることはできません。
③多数決の原則
 採決には過半数以上の承認を要します。よって、採決に当たっては2者選択(投票する過半数が直接に承認することが必要)での多数決が原則となります。過半数の決議ということは、白票や棄権を除き、賛成者が半数を超えることを意味し、例えば、15名の議決権者がいる場合、過半数は8となるので、賛成7、反対5、棄権3である場合は否決されます。
④定足数の原則
会議の成立、決議のための出席数が予め定められています。
・会議成立のための定足数:議事定足数
・採決に必要な定足数:議決定足数

【動議について】
 動議とは、会議の進行や手続きに関して議決権者が行う提議で「優先動議」「補助動議」「本動議」「付帯動議」等に分類されますが、簡単に言えば、予定されていた議題とは離れた臨時の議案です。動議が出た場合は賛成支持(セカンド)が必要で、これは、1人(本人)しか興味のない議題や動議の審議に時間を浪費させないということが理由で、動議を進める際には、提案者以外に1人以上のセカンドが必要となります。

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